Take Home Exam UJIAN AKHIR TRIWULAN

JAWABAN UJIAN AKHIR TRIWULAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN – TAKE HOME EXAM Ujian

  1. 1. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

Pengembangan software (rekayasa perangkat lunak) merupakan bagian dari rekayasa sistem informasi. Dalam rekayasa sistem informasi, diawali dengan pengembangan sistem informasi (PSI) kemudian dilanjutkan dengan analisa, perancangan dan implementasi sistem informasi. Sementara rekayasa perangkat lunak dimulai dari analisa kemudian perancangan dan diakhiri implementasi. Jadi rekayasa perangkat lunak merupakan bagian dari rekayasa sistem informasi.

a.  Pengembangan Software

Sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) mengacu pada kerangka yang digunakan untuk struktur, merencanakan, dan mengontrol proses pengembangan sistem informasi. Berbagai kerangka tersebut telah berkembang selama bertahun-tahun, masing-masing dengan kekuatan sendiri diakui dan kelemahan. Satu sistem metodologi pengembangan yang belum tentu cocok untuk digunakan oleh seluruh proyek. Setiap metodologi yang tersedia sangat cocok untuk jenis proyek tertentu, berdasarkan berbagai teknis, proyek organisasi, dan pertimbangan tim.

Pendekatan pembangunan software yang dapat digunakan:

– Prototyping

Prototyping paradigma dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembang dan pelanggan bertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari software, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar dimana definisi lebih jauh merupakan keharusan kemudian dilakukan “perancangan kilat”. Perancangan kilat berfokus pada penyajian dari aspek – aspek software tersebut yang akan nampak bagi pelanggan atau pemakai (contohnya pendekatan input dan format output). Perancangan kilat membawa kepada konstruksi sebuah prototipe. Prototipe tersebut dievaluasi oleh pelanggan/pemakai dan dipakai untuk menyaring kebutuhan pengembangan software.

– Spiral

Model spiral (spiral model) adalah model proses software yang evolusioner yang merangkai sifat iteratif dari prototipe dengan cara kontrol dan aspek sistematis. Model ini berpotensi untuk pengembangan versi pertambahan software secara cepat. Di dalam model spiral, software dikembangkan di dalam suatu deretan pertambahan

Model spiral dibagi menjadi sejumlah aktifitas kerangka kerja, disebut juga wilayah tugas, di antara tiga sampai enam wilayah tugas, yaitu :

  1. Komunikasi Pelanggan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif di antara pengembangan dan pelanggan.

  1. Perencanaan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sumber – sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yang berhubungan.

  1. Analisis Risiko

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk menaksir risiko – risiko, baik manajemen maupun teknis.

  1. Perekayasaan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut.

  1. Konstruksi dan peluncuran

Tugas – trugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang (instal) dan memberikan pelayanan kepada pemakai (contohnya pelatihan dan dokumentasi).

  1. Evaluasi pelanggan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan dengan didasarkan pada evaluasi representasi software, yang dibuat selama masa perekayasaan, dan diimplementasikan selama masa pemasangan.

– Water falls

Model air terjun adalah proses pembangunan berurutan, dimana pembangunan dilihat sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun) melalui tahap analisis kebutuhan, desain, penerapan, pengujian (validasi), integrasi, dan pemeliharaan.

Prinsip dasar model air terjun adalah:

  • Proyek dibagi menjadi fase yang berurutan, dengan beberapa tumpang tindih dan splashback diterima antara fase.
  • Penekanan adalah pada perencanaan, jadwal waktu, tanggal target, anggaran dan pelaksanaan seluruh sistem pada satu waktu.
  • Kontrol ketat dijaga selama umur proyek melalui penggunaan dokumentasi tertulis yang luas, serta melalui review dan persetujuan formal / signoff oleh pengguna dan manajemen teknologi informasi yang terjadi pada akhir fase yang paling sebelum memulai tahap berikutnya.

b.  Pengembangan Sistem Informasi:

Pengembangan sistem informasi sering disebut sebagai proses pengembangan sistem (System Development). Pengembangan sistem didefinisikan sebagai aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan (problem) organisasi atau memanfaatkan kesempatan (opportunities) yang timbul

Metodologi pengembangan Sistem dipromosikan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian proses pengembangan perangkat lunak, penataan dan menyederhanakan proses, dan standarisasi proses pengembangan dan produk dengan menentukan kegiatan yang harus dilakukan dan teknik yang digunakan.

  1. 2. Apa yang saudara ketahui tentang ERP (Enterprise resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP? Jelaskan!

ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu system komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. Sasaran utama ERP adalah mengintegrasikan semua departemen dan fungsi di sebuah perusahaan ke dalam satu sistem computer tunggal yang dapat melayani kebutuhan perusahaan keseluruhan. Sebagai contoh, entri order yang ditingkatkan mengizinkan adanya akses segera kepada inventori, data produk, sejarah kredit pelanggan, dan informasi order terdahulu. Hal ini meningkatkan produktivitas dan kepuasan pelanggan.

Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP. Langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan implementasi ERP :

  • Mengidentifikasi data yang akan di migrasi
  • Menentukan waktu dari migrasi data
  • Membuat template data
  • Menentukan alat untuk migrasi data
  • Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi
  • Menentukan pengarsipan data
Dalam implementasi ERP dibutuhkan orang-orang yang bisa menterjemahkan bahasa2 bisnis menjadi bahasa2 teknikal. Karena umumnya yang terlibat adalah orang internal perusahaan yang belum pernah melakukan hal yang sama sebelumnya, maka diperlukan konsultan. Dengan adanya konsultan plus project manager yang bekerja sama dengan orang internal perusahaan, maka SCOPE yang sudah disetujui bersama dapat dilaksanakan dengan menggunakan metodologi yang tepat sehingga tujuan proyek dapat tercapai.. Konsultan sering adalah orang yang juga mengetahui teknikal sampai detil. Disitu pun ada pembagian tugasnya, ada konsultan yang fokus pada functional, ada yang fokus pada teknikal. Pada proyek ini, software hanyalah salah satu komponen di dalam proyek. Hal lainnya yang justru paling penting adalah manusianya: user, manajernya sampai top manajemennya. Tidak heran kalau semua level perlu terlibat di dalamnya. Komunikasi antara semua level harus terjalin dengan benar dan baik. Termasuk prosedur eskalasinya, jika ada issue dan masalah.
  1. 3. Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkoversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru.

Permasalahan yang terjadi ketika melakukan pengalihan suatu sistem biasanya disebabkan oleh faktor-faktor sebagai berikut.

  1. Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses investigasi ,analisa  design  sistem yang dikembangkan kurang tajam.
  2. Adanya perilaku yang  cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya yang sistem informasi  baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan.
  3. Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru  (komputerisasi)  diimplementasikan akan terjadi ‘lay-off’ karyawan perusahaan.  (pengurangan pegawai)..
  4. Tidak dibarengi dengan  ‘business re-engineering process’, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.
  5. Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang  meliputi aktivitas :

a)      Hardware, software and services acquisition

b)      Software development  or modification

c)      End user training

d)      System documentation

e)      Conversion methode : pilot project,  paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge).

Cara melakukan konversi sistem lama ke sistem baru baik agar kesalahan  tidak terjadi, yaitu sebagai berikut :

  1. Sistem yang dikembangkan harus  sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user.
  2. User training diberikan secara lengkap, terpadu, mudah difahami oleh end user dan harus menarik
  3. Komputerisasi perlu dibarengi dengan ‘bussiens re-engineering process;, agar terjadi effisisiensi dan effektivitas operasi dalam perusahaan.
  4. Conversion methode harus ditetapkan sedemikan rupa sehingga tidak menyulitkan bagi user di lapangan. Sebagai contoh hindari proses palallel-run  yang terlalu lama, karena akan menyulitkan user, dan kalau dimungkinkan menerapkan secara langsung ‘phase-in  methode’  atau tanpa melalui proses paralalel atau                     ‘plunge methode’  , dengan catatan sistem test dan user acceptance test dilakukan secara ketat.

Didalam suatu sistem (khususnya sistem informasi) hal-hal yang perlu diperhatikan  untuk melaksanakan konversi sistem adalah sbb :

  • Infrastruktur  SI : Berupa satu set sistem hardware dan software.
  • Data : Merupakan kumpulan data-data yang ada baik berupa data histori (backup data) maupun data yang sedang digunakan. Biasanya data-data diorganisasikan menjadi data yang bersifat master , data yang bersifat transaksional dan data-data pendukung (seperti table-table nama bulan, nama perusahaan, dll).
  • People : Orang-orang yang terlibat didalam sistem tersebut, seperti pengguna, operator, sistem administrator, dll.
  • Prosedur : Merupakan tata cara kerja untuk mengatur orang-orang yang terlibat di sistem dalam menggunakan seluruh sumber daya sistem, sehingga dapat dicapai tujuan yang dikehendaki.
  • Features : Merupakan fasilitas-fasiltas yang diberikan oleh sistem kepada user, dapat berupa fasilitas dari operating system (backup facility, monitoring system statistic, dll) atau dari aplikasi (seperti didalam aplikasi perbankan fasilitas dapat menghitung pendapatan bunga, dapat melaksanakan pembatalan transaksi, dll).

Empat bentuk utama dari konversi sistem antara lain adalah :

  1. Konversi langsung

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting

  1. Konversi paralel

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus.

Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama  dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Ia kebalikan dari konversi langsung. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk mengetahui kinerja sistem tersebut. Mereka harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan memutus sistem lama.

  1. Konversi bertahap

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.

Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. Ia menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.

  1. Konversi pilot

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah.

Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

  1. 4. Jelaskan urgensi dari aspek maintainaibility dalam pengembangan software untuk menunjang sistem inofrmasi?

Aspek maintainability/pemeliharaan meliputi kegiatan pemoitoran, evaluasi, dan modifikasi sistem untuk membuat perbaikan yang diperlukan.  Tahap ini merupakan peninjauan pasca implementasi agar sistem yang dikembangkan sesuai dengan spesifikasi sistem yang ingin dibangun.  Kesalahan dalam pengembangan atau penggunaan sistem dapt dikoreksi dalam tahap ini.  Pemeliharaan ini juga meliputi perbaikan jika ada perubahan lingkungan eksternal.

Dibawah ini terdapat beberapa faktor yang berhubungan dengan lingkungan pengembangan software, diantaranya :

  • Ketersediaan staff software yang berpotensi/pilihan
  • Struktur system yang mudah dipahami
  • Kemudahan penanganan system
  • Menggunakan bahasa pemograman standar
  • Menggunakan system operasi standar
  • Struktur dokumentasi yang terstandarisasi
  • Ketersediaan kasus uji
  • Tersedianya fasilitas debugging
  • Ketersediaan computer yang tepat untuk melakukan pemeliharaan

Sebagai tambahan terhadap factor-faktor diatas, harus ditambahkan ketersediaan orang atau kelompok yang mengembangkan proyek . Faktor-faktor diatas merefleksikan karakteristik dari sumber daya hardware dan software yang digunakan selama pengembangan. Faktor-faktor lainnya mengindikasikan kebutuhan akan standarisasi metode, sumberdaya dan pendekatan. Faktor yang paling penting yang mempengaruhi maintainability adalah rencana untuk maintainability. Jika software dilihat sebagai elemen sistem yang akan diubah sewaktu-waktu, maka software yang berkemampuan untuk dipelihara akan dibuat.

Posted in Uncategorized | Comments Off on Take Home Exam UJIAN AKHIR TRIWULAN

PENERAPAN OUTSOURCING SISTEM INFORMASI (IT OUTSOURCING) DALAM SUATU PERUSAHAAN

PENDAHULUAN

Outsourcing merupakan bentuk dari pengambilan ketenagakerjaan yang ada saat ini. Tujuan dari suatu perusahaan menggambil bentuk dari pengambilan resource ini adalah agar perusahaan tersebut dapat lebih fokus dalam pencapaian bisnis intinya atau core businessnya.

Hampir semua perusahaan menengah ke atas melakukan atau sedang mempertimbangkan melakukan ‘IT Outsourcing’. IT Outsourcing atau melimpahkan urusan TI kepada perusahaan spesialis TI (vendor) ini cenderung meningkat. perusahaan ingin lebih banyak berhemat dengan melakukan outsoucing untuk pengembangan software dan memanage sistem informasi yang ada dalam perusahaan.

PEMBAHASAN

Menurut Beaumont dan Sohal, mengatakan bahwa outsourcing merupakan trend yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi. Outsourcing merupakan perpindahan rutinitas usaha ke sumber daya yang ada di luar. Dengan kata lain, outsourcing adlah upaya untuk mendapatkan barang atas jasa dari supplier luar atau yang beroperasi di luar negeri dalam rangka memotong biaya. ada 3 komponen dari outsourcing : 1). IT, yang merupakan perkembangan dari teknologi informasi, 2). Komunikasi, yang merupakan bagaimana bentuk dari kinerja suatu perusahaan berdasarkan lancar tidaknya komunikasi yang terjalin, 3). Struktur organisasi perusahaan.

Sehingga secara umum pengertian dari outsourcing adalah suatu pengalihan aktivitas perusahaan baik barang atau jasa ke perusahaan lain yang memiliki 3 komponen tersebut. Hubungan dalam dunia Information Technology, IT outsourcing adalah kontrak tambahan dari sebagian atau keseluruhan fungsi IT dari perusahaan kepada pencari outsourcing external. IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi external untuk memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting. IT outsourcing kedalam 4 bagian, yaitu :

  1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware.
  2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.
  3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan dikelola oleh perusahana sendiri.
  4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

Outsorcing menjadi sebuah proses pemindahan tanggung jawab kerja dari perusahaan induk atau utama ke perusahaan lainnya diluar perusahaan induk atau utama. Maksudnya adalah pemindahan tanggung jawab bisa dalam bentuk ketenaga kerjaan yang mendukung proses kerja yang tidak merupakan inti dari bisnis atau non-core business atau juga secara prakteknya semua lini kerja di  alihkan sebagai unit outsourcing. Perusahaan lain tersebut bisa dalam bentuk vendor, koperasi, atau instansi yang semuanya diaatur sesuai dengan ketentuan yang sudah di tetapkan. Namun dalam pelaksanaannya outsourcing ini mengalami pro dan kontra juga antara lainnya adalah :

1. Pro-Outsourcing :

  • Dapat lebih fokus kepada core business yang sedang di jalankan.
  • Dapat mengurangi biaya.
  • Dapat mengubah biaya investasi menjadi biaya belanja.
  • Tidak dipusingkan jika terjadi turn over tenaga kerja.
  • Merupakan modernisasi dunia usaha.
  • Efektivitas manpower.
  • Tidak perlu membuang-buang waktu dan tenaga untuk suatu pekerjaan yang bukan merupakan inti bisnis atau pekerjaan yang bukan utama.
  • Memberdayakan anak perusahaan.
  • Dealing with unpredicted business condition.

2. Kontra-Outsourcing :

  • Status ketenagakerjaan yang tidak pasti.
  • Adanya perbedaan kompensasi dan benefit antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
  • Career path dari outsourcing kurang terencana dan kurang terarah.
  • Para pihak pengguna jasa dapat memungkin untuk memutuskan hubungan kerjasama dengan pihak outsourcing provider secara sepihak sehingga dapat mengakibatnya status mereka menjadi tidak jelas.

Hal-hal yang menjadi pertimbangan mereka dalam memilih outsourcing adalah :

  1. Harga.
  2. Reputasi yang baik dari pihak outsourcing provider.
  3. Tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
  4. Pihak provider perusahaan mengetahui bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan.
  5. Pengalaman pihak provider outsource.
  6. Eksistensinya dan lain-lainnya.

Adapun masalah yang terjadi ketika melakukan penggunaan outsourcing adalah :

  1. Saat penentuan partner outsourcing. Bahwa pihak provider outsourcing harus betul-betul mengetahui apa yang betul-betul di butuhkan oleh pihak perusahaan dan menjaga hubungan yang baik dengan pihak provider outsourcing.
  2. Pelanggaran ketentuan outsourcing. Agar biaya produksi perusahaan berkurang, perusahaan terkadang melanggar ketentuan-ketentuan yang telah di tetapkan sehingga seringah terjadi demo para buruh-buruh yang ada.
  3. Pihak provider outsourcing sering memotong gaji para pekerja tanpa ada batasannya sehingga yang mereka terima menjadi sedikit karna berkurang lebih banyak.

Alasan mengapa suatu perusahaan mengambil langkah outsourcing adalah dikarenakan agar peruhsahaan tersebut dapat bertahan dalam memasuki pasar international dan mendapatkan keuntungan. Pengambilan langkah outsourcing merupakan suatu penerapan kebijakan perusahaan. Ketika perusahaan mengambil langkah melakukan IT outsourcing, perusahaan tersebut akan di hadapkan kepada beberapa manfaat dan resiko, yang dimana ada salah satu resiko tersebut jika tidak di tangani dengan baik akan menimbulkan masalah yang besar bagi perusahaan. Dibutuhkannya suatu vendor IT sebagai penyedia IT yang berguna untuk kepentingan IT outsourcing. Manfaat dari pemilihan IT outsourcing antara lain adalah :

  1. Teknologi yang maju.  IT sourcing memberikan kemajuan teknologi kepada organisasi klien dan pengalaman personil. Suatu perusahaan memiliki kemajuan teknologi jika teknologi tersebut dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan misinya, dan teknologi tersebut tergantung kepada vendor sebagai penyedia IT outsourcing tersebut.
  2. Cash Flow. Jasa yang disediakan oleh vendor relatif lebih murah dibanding jika perusahaan mengusahakannya sendiri. outsourcing dapat membantu pengelolaan arus kas sebab perusahaan tidak perlu melakukan penanaman modal awal besar sebab vendor memiliki kebijakan free-for service basis. Harland et al mengatakan bahwa perusahaan dapat di bebaskan dari pembelian aset IT melalui outsourcing. Perusahaan tidak akan di bebani lg dengan biaya pembelian, pengembangan, pemeliharaan dan pengelolaan aset-aset IT yang mahal.
  3. Pemusatan Aktivitas Inti.  Perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada kegiatan operasinya dan dapat mengendalikan jumlah tugas sehingga kegiatan operasi perusahaan dapat menjadi sempurna.
  4. Kebutuhan akan personil IT.  Penggunaan IT sourcing oleh suatu perusahaan menggambarkan kurangnya personil IT dalam satu perusahaan tersebut. Vendor memiliki resources yang lebih besar, maka alangkah baiknya jika perusahaan tersebut menggunakan IT outsourcing staff yang berasal dari vendor.
  5. Fleksibilitas penggunaan Teknologi. Outsourcing di pertimbankan sebagai langkah management resiko yang lebih baik, sebab dengan begitu, segala resiko yang di hadapi di limpahkan kepada vendor yang bertanggung jawab dalam memperbaharui teknologi.

Sedangkan resiko yang akan di hadapi adalah :

  1. Legal. Salah satu komponen penting dalam outsourcing adalah kontrak. Didalam kontrak dijelaskan mengenai layanan vendor kepada penyedia, diskusi financial, dan legal issue. Ini akan dijadikan blueprint sebagai bentuk persetujuan mereka. Ada beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam melakukan pembuatan kontrak yaitu service level agreements, penalties for non-performance, contract length, flexibility, post-outsourcing, dan vendor standart contract. Dan ini merupakan resiko yang perlu di perhatikan dengan sebaik-baiknya, jika tidak maka IT outsourcing akan menjadi masalah bagi perusahaan.
  2. Informasi merupakan aset berharga bagi perusahaan, jika tidak dikelola dengan baik maka akan menjadi masalah bagi perusahaan tersebut.
  3. Dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT outsourcing (outsourcing scope), yang meliputi total outsourcing dan selective outsourcing.
  4. Maintaining the relationship.
  5. Loss of flexibility. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat megnurangi fleksibilitas. Seandainya ada kebutuhan bisnis yang berubah, perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga maka klien harus meeundingkan kembali kontraknya.
  6. Managerial Control Issue. Tafti mengatakan bahwa pengambilan keputusan hanyalah di kendalikan oleh sebagian kecil para eksekutif senior saja, sedangkan para departement IT yang lebih mengetahui kebutuhan IT perusahaan dikendalikan oleh atasan saja.
  7. Financial Ada biaya yang dikenal dengan hidden cost, yaitu biaya seperti biaya diluar jasa standar, biaya pencarian vendor(melibatkan aktivitas yang mahal seperti riset, wawancara, evaluasi dan kunjungan lokasi luar negri, dan pemilihan akhir suatu penjualan), biaya transisi(transisi meliputi penyusunan, penarikan kembali dan penampungan yang dilakukan oleh vendor), dan biaya post outsourcing.

Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara outsourcing.

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada.  Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.

Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan selfsourcing, dan juga kelemahan menggunakan selfsourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan selfsourcing antara lain :

  1. Dapat mengatur sendiri atau memutuskan syarat-syarat yang diperlukan untuk membangun sistem informasi.Karena sistem dibangun oleh pekerja internal perusahaan dan produknya nanti juga diperuntukkan perusahaan itu sendiri, maka perusahaan itu punya hak penuh dalam menentukan requirement atau syarat-syarat atau kebutuhan yang diperlukan dalam mengembangkan sistem informasi tersebut, sehingga dalam pengelolaannya, manajer perusahaan dapat mengontrol biaya yang dikeluarkan dalam mengembangkan sistem tersebut.
  2. Meningkatkan partisipasi pekerja dan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan.Dengan mempekerjakan pekerja internal perusahaan dalam mengembangkan sistem, berarti partisispasi pekerja akan meningkat, dan diharapkan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan semakin meningkat, walaupun itu belum tentu terjadi.
  3. Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi tergolong cepat.
    Karena sistem informasi dikembangkan dalam perusahaan itu sendiri, maka proses pengembangan sistem informasi akan lebih cepat, karena setiap kebutuhan yang diperlukan oleh pekerja IT mengenai perusahaan akan segera didapat, juga apabila perusahaan ingin menambahkan sesuatu pada sistem informasi, perusahaan hanya perlu mengkonfirmasi pekerja IT perusahaan tersebut, dan pekerja IT akan dapat langsung mengerjakan perubahaanya.

Selain beberapa keuntungan menggunakan selfsourcing dalam mengerjakan operasional perusahaan atau proyek perusahaan, ada juga beberapa kerugian dengan penggunaaan selfsourcing.

  1. Kurangnya keahlian pekerja IT dalam perusahaan yang menyebabkan sistem yang dibangun menjadi kurang maksimal.
  2. Tidak cukupnya alternatif disain sistem IT menyebabkan tersendatnya pengembangan sistem ke tahap berikutnya.
  3. Dokumentasi yang minim dan kurangnya dukungan dari luar menyebabkan sistem yang dibangun akan mempunyai umur yang pendek.

KESIMPULAN

Jika suatu perusahaan kekurangan pekerja, kemudian tidak memiliki waktu dan tenaga untuk mengembangkan aplikasi secara internal, maka out-sourcing dapat menjadi pilihan bagi perusahaan tersebut dalam mengembangkan proyek atau operasional perusahaannya. Out-sourcing dalam hal ini akan membantu perusahaan untuk memangkas waktu, memangkas effort atau usaha yang dilakukan, dan juga memangkas penggunaan tenaga kerja, dan juga memberikan hasil bagi perusahaan.

Pemilihan mengenai penggunaan outsourcing dalam suatu perusahaan, tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan, dan sejauh mana kita memerlukannya.

DAFTAR REFERENSI

http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing

http://ferry1002.blog.binusian.org/

http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-outsourcing/

Posted in Uncategorized | Comments Off on PENERAPAN OUTSOURCING SISTEM INFORMASI (IT OUTSOURCING) DALAM SUATU PERUSAHAAN

Hello world!

Welcome to Student.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Student.mb.ipb.ac.id Blogs

Posted in Uncategorized | 1 Comment